Excel vs EPM : quand passer à l’échelle ?

Excel est un compagnon fidèle. Il est puissant, flexible, et son interface familière rassure. Des budgets aux analyses de marge en passant par les premiers business plans, tout ou presque peut commencer dans un tableur. Mais à mesure que l’organisation grandit, que les données se densifient et que les dépendances se multiplient, un jour surgit cette question :

« Est-ce que ce modèle Excel est encore soutenable ? Ou suis-je en train de construire une cathédrale sur un fichier .xlsx ? »

Dans cet article, nous explorons les signes concrets qui montrent que le passage à un outil d’Enterprise Performance Management (EPM) devient indispensable, ainsi que les risques business qu’il permet de lever.

1. L’échelle humaine laisse place à l’échelle organisationnelle

Le premier signe est souvent invisible. Tant que le modèle est détenu par une seule personne — un analyste, un contrôleur de gestion, un directeur financier — Excel reste vivable. Mais dès qu’il faut coordonner l'information de 5, 15, 30 personnes réparties entre différents départements, le tableur devient une surface de friction.

Signes d’alerte :

• Les fichiers Excel se multiplient par version (Budget_v12_finale_Thomas.xlsx).
• On échange les mêmes tableaux par email ou Teams.
• Les “macros” deviennent des boîtes noires.
• Le risque “Pierre n’est pas là, donc personne ne peut ouvrir le fichier” apparaît.

À ce moment, Excel n’est plus un outil : c'est une dépendance.

2. Votre modèle modélise le monde, mais personne ne sait comment

Vous voyez encore toutes les erreurs possibles. Mais pouvez-vous dire d’où vient le bon chiffre ? Pouvez-vous tracer la construction d’une marge brute, comprendre l’impact d’un DSO sur la trésorerie ou prouver qu’une cellule appartient bien à la dernière version du budget ?

C’est souvent là que la bascule vers l’EPM s’active.

Un EPM n’est pas juste un autre Excel en ligne. C’est un environnement structuré, avec des règles métier, une structure de données, une logique propriétaire, un contrôle des entrées, un audit des modifications, une historisation des versions et… beaucoup moins de temps passé à “réparer”.

3. Le moment pivot : du fichier-classeur à la plateforme-processus

Quand l’entreprise commence à dépendre d’un modèle Excel pour prendre des décisions stratégiques — embaucher ou non, sécuriser un financement, entrer sur un marché, lancer une gamme de produits — le modèle Excel devient un goulot d'étranglement.

Voici les aspects qui provoquent le besoin de basculer sur un EPM :

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L’EPM transforme ce modèle en plateforme partagée, versionnée, gouvernée, où la gestion devient un processus collaboratif, non un fichier fragile.

4. Le tipping point réel : le multi-scénario

Là où Excel finit par rendre les armes, c’est lorsque le CFO ou le CEO dit :

"Peux-tu me comparer trois scénarios : le budget, une croissance agressive, et un plan de crise, avec un impact sur la rentabilité, la trésorerie et la masse salariale ?"

Sur Excel :

• On duplique le fichier.
• On change les hypothèses (parfois seulement dans un onglet…).
• On espère que les dimensions se tiennent.
• On compare… manuellement.

Sur un EPM :

• On copie le scénario en un clic.
• On simule par drivers.
• On évalue l’impact sur plusieurs axes.
• On compare visuellement, par graphique ou tableau dynamique.

Excel peut calculer la réalité.

L’EPM vous permet d’explorer toutes les réalités possibles.

5. Que disent ceux qui sont déjà passés à l’échelle ?

Exemple : Ville de Lyon

"Nous avons éliminé 39 jours de saisie manuelle et 100 jours-hommes de processus budgétaire grâce à un modèle EPM centralisé."

Lire le témoignage : https://www.pigment.com/fr/clients/ville-de-lyon

Exemple : Figma

"Grâce à Pigment, la planification RH n’est plus un fichier, mais un module dynamique piloté par Finance, RH et opérationnels."

Lire le retour : https://www.pigment.com/use-case/finance

6. Comment savoir si c’est le bon moment ?

Posez-vous simplement ces 5 questions :

1. Votre modèle Excel a-t-il plus de 5 utilisateurs actifs ?
2. Avez-vous déjà “caché” des colonnes ou protégé des feuilles pour éviter des erreurs ?
3. Avez-vous peur du fichier corrompu ?
4. Avez-vous déjà perdu un calcul ou une donnée à cause d’une mauvaise version ?
5. Passez-vous plus de temps à valider qu’à analyser ?

Si la réponse à 2 ou plus de ces questions est “oui”, le passage à l’échelle sur un EPM est non seulement une option, mais un gain de temps, de fiabilité, et de contrôle.

Conclusion : Excel vous emmène jusqu’à un certain point. L’EPM vous emmène plus loin.

Tant que la planification reste un exercice individuel ou limité, Excel suffit.

Dès qu’elle devient collective, stratégique, multi-sources, multi-scénarios, l’EPM devient nécessaire.

Excel répond à : “Comment calculer ça ?”

L’EPM répond à : “Comment décider ensemble du futur ?”

📌 Envie d’aller plus loin ?

📎 Découvrez comment la Ville de Lyon a supprimé 39 jours de saisie Excel en passant à Pigment

➡️ https://www.pigment.com/fr/clients/ville-de-lyon

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